Xu thế làm việc từ xa có thay được văn phòng?

Với sự phát triển của công nghệ và kết nối Internet, làm việc từ xa đã thực sự phổ biến khi dịch bệnh bùng phát. Nhân viên có thể làm việc tại bất cứ đâu, vào bất kỳ thời gian nào thay vì bó hẹp trong 8 tiếng ở văn phòng.

XU THẾ TẤT YẾU

Ông Hoàng Nam Tiến, Chủ tịch HĐQT công ty FPT Telecom cho biết, hơn 1 năm nay doanh nghiệp đã làm quen với làm việc ở nhà. Hiện nay ở FPT Telecom đang có hàng nghìn đồng nghiệp hàng ngày đang làm việc từ xa, ở trên đường, ở cạnh khách hàng, bên cạnh đó có nhiều người đang làm việc ở nhà.

Cũng giống như FPT hay nhiều doanh nghiệp khác, bà Hà Lâm Tú Quỳnh, Giám đốc Truyền thông Google châu Á - Thái Bình Dương, phụ trách Việt Nam cho biết đã triển khai làm việc từ xa khi dịch Covid bắt đầu và mọi người đều đã quen với điều này trong 18 tháng qua. Cho dù làm việc từ xa hay tại nhà thì Google cũng chỉ có một hệ thống đánh giá hiệu suất lao động dựa trên tiến độ và chất lượng hoàn thành công việc của nhân viên.

Còn ông Lữ Thành Long, Chủ tịch HĐQT công ty Misa thông tin doanh nghiệp có các công cụ cho nhân viên làm việc từ xa mà Misa còn xây dựng nền tảng Misa Amis giúp hơn 12.000 doanh nghiệp khác đang làm việc từ xa.

Tuy nhiên, việc cả công ty phải làm việc ở nhà với làm việc từ xa là một thách thức, vì vấn đề sẵn sàng của hạ tầng, sự tương tác hiệu quả của các nhóm, team…, vấn đề chấm công, hiệu suất lao động; đặc biệt là việc đảm bảo an ninh, nhất là tài sản trí tuệ với lĩnh vực phần mềm của doanh nghiệp không bị thất thoát khi làm việc từ xa.

Theo ông Long, việc triển khai hệ thống và đào tạo khách hàng từ xa hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc đến tận nơi. Bình thường việc chuẩn bị một khóa tập huấn như thế của doanh nghiệp phải mất thời gian từ 7-10 ngày nhưng trên môi trường online chỉ mất khoảng 1-2 ngày là có thể tổ chức được, số lượng người tham gia cũng đông hơn.

Đại diện Misa cho biết, trong năm 2020, doanh số của công ty vẫn tăng trưởng 25% và vượt kế hoạch lợi nhuận vì tiết kiệm được chi phí khi làm việc từ xa, làm việc ở nhà.

Các chuyên gia cũng như doanh nghiệp tin rằng làm việc từ xa sẽ phổ biến kể cả sau đại dịch. Đây là một xu thế tất yếu. Do đó, các doanh nghiệp nên chuẩn bị ngay từ bây giờ, đầu tư sớm các nền tảng công cụ, hạ tầng, giao thức, quy trình phù hợp để nhiều vị trí công việc trong đơn vị có thể làm việc từ xa. Với nhân viên, làm việc từ xa sẽ giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và dành thời gian cho gia đình.

Tuy vậy, làm việc online cũng gây những lo ngại về năng suất lao động, tinh thần làm việc của nhân viên cũng như tính bảo mật,...

CÓ PHẢI GẶP MẶT MỚI KÝ ĐƯỢC HỢP ĐỒNG?

Để xây dựng một môi trường làm việc từ xa, ông Tiến đưa ra mô hình “5+1” và cho rằng về phía doanh nghiệp phải đưa các hệ thống dịch vụ lên đám mây; xây dựng được các công cụ, quy trình làm việc online, xây dựng các hệ thống đảm bảo an ninh an toàn; đặc biệt là văn hóa làm việc online.

Nghiên cứu cho thấy, có tới 70% kiến thức con người học được trong công việc. Khi không được giao tiếp, làm việc cạnh nhau cùng những người có kinh nghiệm hơn, không có sự hướng dẫn của những lãnh đạo, quản lý… thì sẽ rất khó để nhân viên học hỏi, trưởng thành, để làm tốt hơn. Do đó, điều quan trọng cần môi trường để các nhân viên làm việc cùng nhau trong văn phòng, cùng tương tác, học hỏi lẫn nhau, cùng phát triển cả về công việc cũng như cá nhân.  

“Làm việc từ xa là rất cần thiết nhưng cần mô hình Hybrid kết hợp giữa online và offline, làm việc ở nhà và làm việc ở văn phòng”, ông Tiến nói. Từ thực tế của mình, ông Tiến chia sẻ, trước đây ông phải đi nhiều, bay nhiều để gặp mặt các lãnh đạo tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu thế giới cũng như Việt Nam. “Chúng tôi tin rằng phải gặp nhau, cùng nhau ăn tối, cùng trò chuyện thì mới giải quyết được việc, mới ký được hợp đồng”.

Nhưng thực tế không phải hoàn toàn như vậy bởi họp online cũng mang lại hiệu quả rất cao. 

Tuy nhiên, nhấn mạnh lại mô hình kết hợp Hybrid, ông Tiến khẳng định, những cái bắt tay thật chặt, thật nồng ấm với đối tác và cùng nhau cam kết vẫn không thể nào thiếu được dù bất kể trong mùa dịch hay muốn làm việc online.

Quan điểm này nhận được sự đồng tình của các doanh nghiệp công nghệ. Theo bà Trần Thị Hồng Vân, Giám đốc điều hành AvePoint Global Việt Nam, mô hình kết hợp làm việc Hybrid sẽ là một xu hướng tất yếu trong tương lai, có thể khai thác được những điểm mạnh của từng hình thức làm việc tại văn phòng và online.

Còn theo ông Long, lợi ích của mô hình làm việc từ xa sẽ giúp nâng cao và đánh giá năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường cạnh tranh rất khốc liệt hiện nay.

Dưới góc nhìn của đại diện Google Việt Nam, người quản lý cần phải thay đổi suy nghĩ. Vấn đề không phải làm việc từ xa hay tại nhà mà thay đổi cách quản lý chú trọng chất lượng công việc, sản phẩm đầu ra hơn là thời lượng nhân viên làm việc ngồi 8 tiếng tại văn phòng. Với những người làm việc tại nhà, đây là cơ hội để thể hiện khả năng học hỏi, thích ứng khi hoàn cảnh thay đổi, bà Quỳnh nói.

Tuy vậy các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định bởi nếu chưa có hạ tầng công nghệ đủ mạnh, chưa có ứng dụng và có văn hóa làm việc phù hợp thì không nên vội vàng chuyển sang mô hình Hybrid vì điều này sẽ ảnh hưởng lớn tới năng suất, chất lượng.